Популярное по теме
В. Барковец, эксперт
Пособие по временной нетрудоспособности может выплачиваться как за счет средств работодателя, так и Фонда социального страхования РФ ( больничные листы оплата). Все зависит от того, что является страховым случаем. В то же время расходом, который можно учесть при упрощенной системе налогообложения, является только собственная выплата организации. Именно ее бухгалтеру нужно записывать в Книгу учета доходов и расходов. И не забыть при этом уделить особое внимание сумме НДФЛ, которую также можно списать на расходы… О главных сложностях, которые подстерегают бухгалтера, учитывающего больничное пособие в налоговом учете при УСН, мы и подготовили этот материал. Так же на тему расходы при УСН 2014 вы можете ознакомиться на нашем сайте. Расчет больничного.
Объект — доходы минус расходы. Как отразить в Книге учета доходов и расходов выплаченное пособие по болезни
Когда работник приносит больничный по нетрудоспособности, бухгалтерия обязана рассчитать, начислить и выплатить ему пособие по временной нетрудоспособности. Причем больничный за первые три дня оплатит сам работодатель за свой счет, остальные же дни покрываются за счет средств ФСС РФ. Это следует из подпункта 1 пункта 2 статьи 3 Федерального закона от 29.12.2006 №255-ФЗ (далее — Закон №255-ФЗ ). Правда, из этого правила есть исключения. Так, Фонд соцстраха полностью возместит пособие по нетрудоспособности работника, если она обусловлена необходимостью ухода за больным членом семьи либо личным протезированием и долечиванием сотрудника в санаторно-курортных учреждениях Российской Федерации.
Если пособие полностью возмещает ФСС, то у работодателя на УСН не возникает ни доходов, ни расходов. Он выступает лишь как посредник между сотрудником и Фондом соцстраха. Соответственно по такой выплате никаких записей в Книгу учета вносить не надо. А выплаченные суммы пособия по болезни нужно зачесть в счет платежей в ФСС РФ при уплате страховых взносов. Либо, если «упрощенец» применяет льготный тариф и взносы в ФСС не платит, в отделение фонда нужно обратиться за возмещением.
Вместе с тем пособия, которые финансируются соцстрахом, можно зачесть в счет уменьшения текущих платежей по страховым взносам ( п. 2 ст. 4.6 Закона №255-ФЗ ).Получается, что в расходы при упрощенной системе можно включить только ту сумму пособия по болезни, которая начислена работнику за первые три дня нетрудоспособности, при условии, что заболел именно он сам, а не член семьи (чаще всего больничные листы берут в связи с уходом за больным ребенком). Это следует из подпункта 6 пункта 1 статьи 346.16 НКРФ.
Соответственно в день выплаты пособия в графе 5 Книги учета доходов и расходов бухгалтеру нужно отразить лишь начисления за первые три дня болезни. А вот пособие, выплачиваемое за счет средств ФСС, в Книге учета доходов и расходов не отражается.
Напомним, «упрощенец» обязан ежемесячно перечислять страховые взносы в Фонд социального страхования с выплат в пользу своих работников ( подп. 7 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НКРФ ), если только он не пользуется льготным тарифом — тогда взносы в ФСС не платятся вообще.
Получается, что в ФСС нужно перечислить только разницу между начисленной суммой взносов и величиной расходов, покрываемых соцстрахом.
Что касается НДФЛ, то пособие по временной нетрудоспособности облагается этим налогом ( п. 1 ст. 217 НКРФ ). При этом работодатель должен удержать его при непосредственной выплате пособия сотруднику, а затем перечислить налог в бюджет. Уплачивать НДФЛ за счет средств организации запрещено, деньги всегда должны удерживаться из выплат в пользу сотрудника. Об этом говорится в пункте 9 статьи 226 НКРФ.
Как мы уже сказали, плательщик УСН в расходы может включить только пособие за первые три дня болезни сотрудника. Соответственно и НДФЛ с этой суммы является расходом при УСН. А вот налог с той части пособия, которая возмещается соцстрахом, в Книге учета доходов и расходов не отражается, поскольку эти деньги возмещаются фондом.В целях «упрощенного» учета НДФЛ нужно рассматривать как часть той выплаты, из которой он удерживается. Если в закрытом перечне статьи 346.16 НКРФ есть основание для того, чтобы списать на расходы выплату, то по этому же основанию списывается на расходы удержанный и уплаченный в бюджет НДФЛ. Это разъяснено в письме Минфина России от 25.06.2009 №03-11-09/225 .
Таким образом, если у вас есть выплаты в пользу работников, которые облагаются НДФЛ, но не учитываются в расходах при УСН, нужно вести аналитический учет начисленных и уплаченных сумм НДФЛ в разрезе выплат. Чтобы не списать случайно на расходы лишний налог.
Пример 1. Как отразить в Книге учета выплату пособия по временной нетрудоспособности работника
В ООО «Пегас», применяющем УСН с объектом доходы минус расходы, с января 2010 года работает менеджером А.П.Швецов. В мае 2012 года он проболел 7 календарных дней, о чем представил в бухгалтерию больничный лист. Рассчитаем суммы пособия и НДФЛ, которые можно учесть при УСН.
Так как никакого заявления сотрудник не представил, пособие нужно считать исходя из двух календарных лет. Страховой стаж А.П. Швецова составляет 12 лет, поэтому пособие ему будет выплачено в размере 100% среднего заработка.
Поскольку сотрудник проработал в ООО «Пегас» больше двух лет, в расчетный период будет входить время работы с 1 января 2010 года по 31 декабря 2011 года. Доход А.П. Швецова в 2010 году составил 367000 руб., в 2011-м — 409000 руб. Средний дневной заработок равен 1063 руб. [(367000 руб. + 409000 руб.) : 730 дн.]. Получается, ООО «Пегас» начислит своему сотруднику пособие в размере 7441 руб. (1063 руб./дн. 7 дн.). Со всей суммы пособия, начисленной работнику, удержан НДФЛ в сумме 967 руб. (7441 руб. 13%). На руки сотрудник получил 6474 руб. (7441 руб. – 967 руб.). Пособие, начисленное за счет ФСС РФ в сумме 4252 руб. (1063 руб./дн. 4 дн.), в состав расходов при УСН не входит. А сумму пособия в размере 3189 руб. (1063 руб./дн. 3 дн.) можно учесть при УСН, уменьшив на нее налоговую базу (после выплаты сотруднику). НДФЛ, который можно учесть при УСН в расходах, будет равен 414 руб. (3189 руб. 13%).
Таким образом, в расходах при УСН ООО «Пегас» вправе учесть НДФЛ, удержанный при выплате пособия, в сумме 414 руб. и само пособие за вычетом НДФЛ в размере 2775 руб.
Таблица. Фрагмент Книги учета доходов и расходов ООО «Пегас» за II квартал 2012 года
№ п/п
Дата и номер первичного документа
Содержание операции
Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
1
2
3
4
5
…
…
…
…
…
56
Расходный кассовый ордер от 04.06.2012 №32
Выдано пособие по временной нетрудоспособности А.П. Швецову за первые три дня болезни
—
2775 руб.
57
Платежное поручение от 05.06.2012 №25
Перечислен НДФЛ с суммы пособия, отнесенного на расходы
—
414 руб.
…
…
…
…
…
По каким правилам учитывать доплату до фактического заработка
Правила расчета пособия по болезни таковы, что 100% среднего заработка оно может составлять, только если страховой стаж работника превышает восемь лет ( подп. 1 п. 1 ст. 7 Закона №255-ФЗ ). Но даже в этом случае среднедневной заработок для начисления пособия ограничен максимальным размером. И в 2012 году он составляет 1202,74 руб.
Эта сумма складывается из предельных величин, на которую начислялись взносы в ФСС.
В 2010 году предельная величина базы составляла 415000 руб., в 2011-м — 463000 руб. ( п. 1 постановления Правительства РФ от 27.11.2010 №933 ). Соответственно максимальный средний дневной заработок для расчета больничного пособия в 2012 году не может превышать 1202,74 руб. [(415000 руб. + 463000 руб.) : 730 дн.]. Это установлено пунктом 3.1 статьи 14 Закона №255-ФЗ.
Часто сумма выплачиваемого пособия меньше, чем заработок сотрудника, который он мог бы получить за время болезни, если бы работал. И в некоторых фирмах положением об оплате труда предусмотрено, что организация доплачивает сотруднику пособие до его фактического среднего заработка (либо должностного оклада). Ведь работодателям не запрещено материально поддерживать сотрудников. Об этом сказано в статьях 22 , 41 и 57 ТКРФ. Такую сумму доплаты организация выплачивает за счет собственных средств и никакого возмещения из ФСС ждать не нужно. А вот в расходах при УСН ее учесть можно в качестве расходов на оплату труда ( подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НКРФ ). Ведь размер доплаты к больничному или декретному пособию устанавливает сама организация, закрепляя это в трудовом или коллективном договоре ( п. 2 ст. 346.16 и п. 25 ст. 255 НКРФ ). А значит, она сможет уменьшить налоговую базу на подобные расходы. При этом, конечно, нужен подтверждающий документ — больничный лист работника ( п. 1 ст. 252 НКРФ ).
Обратите внимание: с суммы доплаты нужно удержать НДФЛ ( п. 1 ст. 217 НКРФ ). А еще на такую выплату придется начислить страховые взносы и взносы на травматизм ( подп. 1 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 №125-ФЗ ). В то время как пособие, выплачиваемое в пределах установленного максимально допустимого размера, страховыми взносами не облагается.
Полезные советы Шпаргалка для расчета больничного листа пособия в 2012 году
2.Сравните полученные результаты с предельным значением: для 2010 года это 415000 руб., а для 2011-го — 463000 руб. Для дальнейшего расчета нужно взять меньшие из сравниваемых сумм.
4.Определите процент среднего заработка, в котором будет выплачиваться пособие. Если страховой стаж заболевшего от 0 до 5 лет, пособие выплачивается в размере 60% среднего заработка. При страховом стаже от 5 до 8 лет — 80%, более 8 лет — 100%.
5.Начислите сумму пособия. Для этого умножьте средний заработок на процент и на количество дней болезни.
6. Сравните сумму полученного пособия с пособием, рассчитанным исходя из заработка, равного МРОТ за каждый месяц расчетного периода, и назначьте к выплате максимальное. В настоящее время среднедневной заработок для начисления пособия исходя из МРОТ равен 151,59 руб. [(4611 руб. 24 мес.) : 730 дн.]. Значит, сравнение нужно делать, только если фактический среднедневной заработок сотрудника оказался меньше.
7.Удержите НДФЛ с исчисленного пособия и оставшуюся сумму выплатите работнику.
Объект — доходы. Какую сумму пособия можно включить в вычет
«Упрощенцы», уплачивающие единый налог с доходов, могут уменьшить сумму налога на так называемый вычет. В него включаются начисленные и уплаченные страховые взносы, взносы на травматизм, а также выданные пособия по временной нетрудоспособности. Вычет не может уменьшать налог более чем на 50% ( п. 3 ст. 346.21 НКРФ ). Исключением являются предприниматели, не имеющие наемных работников, — они в вычет включают всю сумму уплаченных взносов и пособий без ограничения.
В регистр, кроме непосредственно сумм, нужно записывать реквизиты документов на уплату страховых взносов и выдачу пособий (платежных поручений, расходно-кассовых ордеров, расчетно-платежных ведомостей и т. д.).Расчет вычета лучше вести в специальном регистре, который каждая организация разрабатывает самостоятельно. Этот документ послужит обоснованием суммы вычета на случай проверки.
В свою очередь сумма страховых взносов, которую нужно уплатить в бюджет, не всегда равна начисленной сумме взносов. Ведь выданные работникам социальные пособия «упрощенец» ставит в возмещение из ФСС. И потом уже в качестве страховых взносов перечисляет в соцстрах разницу между начислением и возмещением. Это следует из пункта 2 статьи 15 Закона №212-ФЗ и подпункта 1 пункта 1 статьи 1.4 Закона №255-ФЗ.
Соответственно может возникнуть вопрос: какое пособие по временной нетрудоспособности «упрощенцам» можно включать в вычет, чтобы уменьшить сумму налога? То, что выдано за счет собственных средств, или то, которое ставится в возмещение из ФСС?
Ответ на этот вопрос дали чиновники Минфина в письмах от 24.10.2011 №03-11-06/2/146 и от 13.12.2011 №03-11-06/2/169 . Они указали, что единый налог можно уменьшить на сумму всех начисленных взносов, в том числе тех, которые зачтены в счет пособий. Причем это касается всех пособий, финансируемых ФСС, а не только по болезни.
Что касается пособий по временной нетрудоспособности, то их также нужно включать в вычет в той части, которую уплатил и работодатель за свой счет, и ФСС. Налоговики также не против того, чтобы принимать к вычету пособие, выплаченное работнику за счет средств ФСС РФ ( письмо от 15.06.2011 №ЕД-4-3/9475 ).
Пример 2.Уменьшение налога при УСН на выплаченные пособия
ООО «Лилия» применяет УСН с объектом доходы. В июне 2012 года общество выплатило работнику пособие по временной нетрудоспособности в сумме 16800 руб., в том числе за счет собственных средств — 5400 руб. Кроме того, было выплачено пособие по беременности и родам в сумме 76400 руб.
В фонд была перечислена разница между суммой начисленных взносов и выданных пособий, то есть 13400 руб. (101200 руб. – 87800 руб.).Сумма начисленных взносов на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за июнь 2012 года составляет 101200 руб. В июне 2012 года фирма перечислила в ФСС сумму начисленных взносов за минусом выданных за счет фонда пособий. Определим, какие суммы взносов в ФСС за июнь и выданных пособий можно учесть при уменьшении налога при УСН за отчетный период.
Сначала рассчитаем общую сумму пособий, выплаченных обществом в июне за счет ФСС. Она составит 87800 руб. [(16800 руб. – 5400 руб.) + 76400 руб.].
«Упрощенный» налог можно уменьшить на перечисленные взносы, суммы страхового обеспечения, зачтенные в счет уплаты взносов, а также на выданные за счет работодателя пособия. Следовательно, в вычет войдут 106600 руб. (13400 руб. + 87800 руб. + 5400 руб.). При этом налог можно снизить на 50%.
Полезные советы Документы, которые нужно представить, чтобы получить возмещение из ФСС
Перечень документов, которые фирма-страхователь должна представить в Фонд социального страхования РФ для того, чтобы получить возмещение выплаченных пособий, утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 №951н .
1. Заявление страхователя. Подается в свободной форме, обязательно нужно указать наименование и адрес фирмы-страхователя, ее регистрационный номер в территориальном отделении ФСС и требуемую сумму.
2.Расчет по форме 4-ФСС . Его нужно представить за тот период, в котором была начислена выплата страхового обеспечения
3. Оригиналы и копии листков нетрудоспособности. А также в случае необходимости — других документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходов по соцстрахованию (приказ о приеме на работу, штатное расписание, копии трудовой книжки и трудового договора). Еще можно приложить расходно-кассовый ордер или ведомость о том, что пособие выплачено.
Чтобы получить средства на выплату декретного пособия, стоит приложить копию свидетельства о рождении ребенка, справку с места работы второго родителя, что пособие ему не выплачивалось. Если чиновников из ФСС заинтересует экономическое обоснование заработной платы работника, то можно сослаться на среднеотраслевую заработную плату, которая выплачивается именно в регионе работодателя-страхователя и по точно такому же виду деятельности.
Документы на возмещение можно подать лично, а можно направить по почте с описью вложения.
Если трудовым (коллективным) договором установлена доплата к пособию до фактического заработка, то она не будет влиять на налоговую базу при УСН с объектом доходы. Ведь при таком объекте можно уменьшить сумму авансового платежа на сумму пособий по временной нетрудоспособности, выплаченных работникам по нормам законодательства ( п. 3 ст. 346.21 НК РФ ). А доплата до фактического заработка пособием не является ( ст. 1.4 Закона № 255-ФЗ ). Значит, она не уменьшит авансовый платеж. То же самое говорит и Минфин в письме от 06.02.2012 №03-11-06/2/20 .
Поделиться с коллегами
