ТЕОРИЯ и ПРАКТИКА: пример эффективного цикла планирования

25.02.2010

В современной ситуации для большинства торговых организаций, работающих в оптовом звене, существует множество проблем.

Одной из основных и важных проблем является планирование продаж и закупок. С ней сталкивались все компании.

Каждый день им приходится решать вопросы, связанные с планированием:

• как уменьшить количество стоков по окончанию сезона;
• как оптимизировать заказы поставщикам, чтобы товар не простаивал на складе;
• как уменьшить количество привлекаемых кредитных ресурсов для закупки товара;
• как составить планы расхода денежных средств.

На эти и многие другие вопросы я постараюсь ответить в данной статье. А также предложу один из примеров планирования.

Как правило, принципы планирования, применяемые организациями, достаточно просты. В современной экономической ситуации и конкуренции на рынке наиболее приемлемо планировать свою деятельность от продаж, т.е. составлять планы продаж.

Задача № 1 - Планирование продаж

Многие из вас для планирования берут продажи за прошлый период и корректируют их на экспертный коэффициент в большую сторону (развитие компании).

Но на практике данный метод планирования имеет изъяны, т.к. спрос покупателей предугадать точно нельзя. Вследствие чего, на складе, например, появляются залежавшиеся товары или наоборот нехватка.

Основной способ увеличения точности планирования продаж.

На мой взгляд, в торговых компаниях, которые занимаются оптом, для планирования продаж наиболее эффективно и целесообразно спросить у покупателя, что же собственно ему понадобиться в следующем сезоне.

Если выразится деловым языком – получить от клиента предварительный заказ.

Как грамотно это сделать!

Одна из моих любимых фраз - «В правильном вопросе половина ответа».

Я рекомендую спрашивать клиента так, чтобы ему было выгодно, удобно и просто ответить на наш вопрос. Для этого нам нужно дать клиенту статистику за аналогичный период и предоставить ему возможность самостоятельно скорректировать её.

Итак, я предлагаю следующую схему работы с покупателями:

• Выделение наиболее крупных и постоянных клиентов из общего объема;
• Заключение договоренностей о работе по схемам предварительного заказа;
• Использование системы мотиваций и предоставления бонусов при исполнении заказов;
• Отправка таблиц с данными о продажах за прошлый период;
• Получение данных предварительных заказов полученных от покупателя.

По остальным клиентам остается формировать планы продаж, полагаясь на экспертные знания руководителей.

Чем больше клиентов будет формировать предварительные заказы, тем более точно будут формироваться планы продаж. Мотивирование клиентов на подобные схемы работы выгодно и для них, т.к. они смогут получить товар в нужном количестве и нужный срок.

000

Личный опыт

Александр (руководитель компании, занимающейся оптовой продажей товаров для туризма):

В нашей компании отсутствует розничное направление.

Поэтому наших клиентов мы классифицируем по следующей схеме:

• Представитель (как правило, один на регион) - данная категория клиентов имеет максимальные скидки

• VIP - крупные сети и магазины

• Оптовые клиенты - наиболее мелкие клиенты

Для клиентов со статусами «Представитель» и «VIP» существует обязательное требование формирование предварительных заказов.

В свою очередь мы предприняли действия для перевода «Оптовых клиентов» в категорию «VIP», от чего только выиграли обе стороны.

Клиенты получили более выгодные усилия поставок товара, а наша компания - постоянных клиентов и доход.

000 0000

Пример работы в программе

Рассмотрим на примере программы 1С. Порядок формирования планов продаж следующий:

• Установка классификации контрагентов. В программе для классификации клиентов используются различные способы. В данном примере, я рассмотрю универсальный способ, с помощью свойств назначаемых контрагентам.

С помощью данного способа, можно анализировать клиентов по свойству в стандартных отчетах и стандартных механизмах планирования.

• Формирование предварительных заказов. Для отражения предварительных заказов на период, мы используем документ «План продаж». Для снижения трудозатрат они формируются с помощью обработки «Помощник планирования». На картинке показан пример наиболее простого заполнения планов продаж.

• Отправка/получение заказов от клиентов. Для отправки/получения служат 2 обработки. Пользоваться ими достаточно просто, примеры приведены на рисунке. Выгрузка и загрузка производится пакетным образом (по выбранным контрагентам), что позволяет существенно ускорить процесс.

0000

После того как мы определились с тем, что мы будем продавать, перед нами встает более сложная проблема – планирование закупок.

Задача № 2 – Планирование закупок

Правильно спланировать закупки – это очень важный момент в жизни компании, т.к. от этого зависят: финансовые средства, наличие товаров на складе в нужный момент и в необходимом количестве, удовлетворенность клиентов и многое другое.

Для эффективного планирования закупок необходимо проанализировать множество факторов, влияющих на закупки, а также правильно рассчитать количество необходимого товаров к определенной дате потребления.

Рассмотрим на примере один из способов планирования.

Первоначально необходимо определиться с данными, на основании которых будут формироваться планы закупок. Это следующие источники планирования:

• Планы продаж - сформированные планы на период.

• Складские остатки - текущие складские остатки на дату формирования планов.

• Объемы продаж - служат для анализа объема продаж между датой планирования и началом плана.

• Заказы поставщикам - остатки заказов поставщикам на дату формирования планов.

• Заказы покупателей - остатки заказов покупателей на дату формирования планов.

• Аналитические данные – при проверке планов закупок потребуются данные о том, как данная позиция товара продавалась в аналитическом периоде.

В рассматриваемом нами примере предлагаю производить расчет по следующей формуле:

План закупок=Планы продаж-(Складские остатки+Заказы поставщикам-Ожидаемые продажи до начала плана-Заказы покупателей)

Таким образом, нам необходимо запланировать закупку товаров равным плану продаж за вычетом расчетных остатков на дату начала плана.

000

Личный опыт

Марина (Руководитель отдела закупок):

Наша компания производит товары под своим брендом на заводах в различных странах мира. Поэтому нам необходимо составлять планы продаж и закупок на несколько месяцев вперед.

Планы закупок мы формируем с учетом прогнозных продаж и расчетных остатков. Правильно и оперативно спланировать нам помогает программа. Мы можем гибко настраивать алгоритм планирования, применяя различные стратегии.

000

0000

Пример работы в программе

План закупок является одним из самых важных компонентом планирования, т.к. в нем особенно высока цена ошибки. Для этого был разработан удобный механизм проверки непосредственно в документе план закупок. Он состоит из нескольких пунктов:

• Настраиваем колонки, которые необходимы для анализа;
• Выбираем стратегии расчета плана закупок;
• После заполнения анализируем данные.

Настройка колонок для анализа

Для примера я выбрал отображение всех стратегий. Но при необходимости настройка позволят добавлять любые стратегии.

Выбор стратегии расчета плана закупок

В помощнике планирования выбираем необходимые нам стратегии. Отдельно хочу обратить внимание, что стратегии, которые нам необходимо использовать со знаком минус, необходимо отметить флагом «Исключать» (Пример стратегия заказы поставщикам). Колонки, которые нам необходимы для анализа, отмечаем флагом информационная колонка (Пример: объем продаж).

Анализ данных

После заполнения документа необходимо проанализировать данные. Как мы видим на рисунке, дерево планирования содержит все необходимые нам данные, что без труда позволяет выполнить проверку, либо анализ и принять управленческое решение. Для удобства работы строки, по которым планируемое количество откорректировано вручную, выделяются серым цветом, что позволяет экономить время при дальнейшей работе.

0000

Задача № 3 - Консолидирование

Сформированный план закупок – это неконечная цель нашего планирования, т.к. нам нужно еще учесть ряд факторов, влияющих на заказ и доставку товара. Одними из них являются:

• Место доставки товаров производителем (место консолидации)

• Минимальная партия поставки

• Ограничение на количество позиций, размещаемых в одном заказе

Для более точного планирования закупок неотъемлемой частью его является распределение товаров по местам консолидации.

Например, если вы закупаете товар за рубежом, то ваши поставщики поставляют вам его в определенные порты. Несколько поставщиков могут поставлять товар в один и тот же порт. При планировании вам необходимо учесть транспортные затраты, таможенные пошлины, а также рассчитать количество контейнеров товаров.

Поэтому очень важно распределить товары по местам консолидации и по контейнерам, учитывая:

• упаковку
• минимальные партии
• ограничения на количество позиций
• затраты на транспортировку

Правильное распределение поможет вам избежать лишних и ненужных затрат.

000

Личный опыт

Марина (Руководитель отдела закупок):

После того, как мы составили планы закупок и продаж, необходимо распределить заказы по местам консолидации.

В нашей практике часто встречаются случаи, когда разные производители доставляют товар в один порт. Плюс к этому встает вопрос приведения к упаковкам поставщика, т.к. математическое округление дает, как правило, неудовлетворительный результат (какие-то позиции могут быть округлены до нуля).

Поэтому нам необходимо иметь документ, в котором мы можем оперативно принимать решения при приведении заказов к упаковкам и минимальным партиям поставщиков.

000

0000

Пример работы в программе

Для приведения планов к нормам поставщиков служит документа Заказ по месту консолидации.

0000

Задача № 4 – Расписание поставок

Просто распределить товары по местам консолидации не достаточно, т.к. разные товары нужны в разное время, а сразу же забивать склад не целесообразно. Для этого необходимо составить оптимальный план календарных поставок товаров с учетом размерных характеристик и выше описанных факторов.

Календарный план поставок необходим для того, чтобы распределить закупки по контейнерам и распланировать их по датам поступления. Это облегчит работу отдела закупок на протяжении запланированного периода, т.к. сроки поставки можно обговорить заранее с поставщиком и менеджерам будет удобнее формировать заказы поставщикам.

000

Личный опыт

Марина (Руководитель отдела закупок):

Сформировать расписание поставок товаров очень важная задача, т.к. нужно спланировать так, чтобы товар был в нужно время на складе и в достаточном количестве и ассортименте.

Это сложная задача, требующая большого количества трудозатрат, особенно без наличия автоматизированной системы.

000

0000

Пример работы в программе

На примере мы рассмотрим 2 политики распределения поступления товаров:

• Точно к сроку - оптимально к применению к предварительным заказам.

• Равномерно - оптимально применять к данным по планам продаж для небольших объемов продаж.

Принципиально отличие у политик одно: с установленным значением равномерно - плановые данные распределяются на каждый день, точно к сроку - распределение не происходит.

Механизм формирования контейнеров является специфическим, поэтому на нем я остановлюсь подробнее:

• Формируется таблица потребностей в номенклатуре по дням, с учетом установленных политик распределения.

• По каждой дате, начиная с самой ранней, производится перенос номенклатуры из таблицы потребностей по дням в документ расписание поставок.

• Перенос производится количеством кратным минимальной партии и упаковке поставки. Например, если товара «А» заказано по 5 штук на каждый день, а размер минимальной партии 45, то при обработке 1-го числа месяца в контейнер будут разом помещена потребность с 1-го по 9 включительно, в дальнейшем в тот же контейнер будут помещаться данные по каждому дню.

• Заполнение производится до тех пор, пока объем контейнера не заполняется полностью, причем объем укладываемого товара учитывается с процентом, указываемым в месте консолидации.

• При создании следующего контейнера устанавливается самая ранняя дата из потребностей номенклатуры помещаемой в контейнер.

• Предусмотрена возможность ограничения количества номенклатурных позиций по поставщику. Система автоматически учитывает ограничение на количество номенклатурных позиций по контрагентам. Ограничение устанавливается для конкретного контрагента.

Результатом формирования является расписание поставок, которое оптимально отражает календарь поставок товара.

0000

Задача № 5 – Финансовое планирование

И наконец, завершающая задача - это финансовое планирование. Оно заключается в составлении платежного календаря компании.

Формирование платежного календаря поможет вам спланировать на целый период график планируемых платежей.

000

Личный опыт

Владимир (финансовый директор):

Для меня очень важно видеть картину наших расходов на полгода и год вперед.

Это позволяет спрогнозировать привлечение кредитных ресурсов, прибыль компании, спланировать платежи поставщикам, увидеть и ликвидировать критические ситуации в финансировании.

000

0000

Пример работы в программе

После всей проделанной работы, это наиболее простая из рассматриваемых нами задач.

На основании документов Расписание поставок формируются Заказы поставщикам, затем заявки на расходование денежных средств. В результате введенных заявок на расходование денежных средств формируются отчеты, которые помогут сформировать полную картину расходов вашей компании. В дальнейшем необходимо контролировать сроки производства и поставки - для этого тоже существуют механизмы типовых программных продуктах 1С, но о них мы расскажем в следующих статьях.

0000

Итак, мы с вами рассмотрели процесс планирования продаж и закупок на базе отраслевого решения «АНАЛИТИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ». Данное решение нацелено на максимальное сокращение трудозатрат пользователей. С помощью него вы сможете в течение небольшого количества времени с минимальными затратами спланировать планы на будущие периоды.

Презентация PDF

все новости